Digitales Buchen

Digitalisierung / Modernisierung des Rechnungswesen

Die Buchführung vieler unserer Klienten wird bereits digital durchgeführt.

Grundsätzlich bietet die digitale Belegverarbeitung wesentliche Vorteile gegenüber der noch papierbasierten Buchhaltung:

  • Kein physischer Transport von Belegen in die Kanzlei
  • Orts – und zeitunabhängige Verbuchung, da keine Papierbelege
  • Zeitnahe Verbuchung möglich
  • Wesentlich aktuellere Auswertungen lieferbar

Der erste Schritt in Richtung Digitalisierung ist die Überführung der Bankdaten direkt in unser Buchhaltungssystem mittels einer sogenannten Leseberechtigung („Online - Zugriff“).

Sie berechtigen uns, bei Ihrer Bank einen „Online Zugang“ auf Informationen und Daten zu Ihren Bankkonten zu erhalten. Das bedeutet, unsere Mitarbeiter können die Bankauszüge selbst ausdrucken und z.B. „Verbuchungsdateien“ in unser Buchhaltungssystem ohne oftmalige Rückfragen bei Ihnen importieren. Diese Berechtigung ist eine reine Leseberechtigung ohne jegliche Verfügungsberechtigungen. Die Übertragung Ihrer sensiblen Daten erfolgt über eine gesicherte Datenverbindung und ermöglicht es niemandem Verfügungen auf Ihrem Konto durchzuführen.

Wir weisen Sie darauf hin, dass bei jeder Bank, in Abhängigkeit der verhandelbaren Konditionen einmalige bzw. monatliche Kosten entstehen, diese Konditionen sind jedoch zumeist verhandelbar.

Die weiteren Schritte der digitalen Belegverarbeitung sind folgende:

  • Import Ihrer Ausgangsrechnungen über eine Schnittstelle oder nach Umwandlung in eine CSV-Datei in unser Buchhaltungssystem
  • Sie führen Ihr Kassabuch in dem Ihnen persönlich zur Verfügung gestellten Klientenportal.
  • Ihre Eingangsrechnungen werden durch Sie geprüft und freigegeben. Fehlerhafte Rechnungen werden gleich an den Lieferanten retourniert. Die endgültig freigegebenen Rechnungen werden durch Sie gescannt und uns übermittelt oder durch uns gescannt. Unser EDV-System verbucht die Rechnungen selbstlernend, sodass wiederkehrende Buchungen nach bestimmten Regeln oder durch uns erfolgter Erstzuordnung automatisch gebucht
    werden.